E-Rechnung: strengere Regelungen und Einschränkungen
02.11.2026
Die gesetzliche Umstellung auf die obligatorische E-Rechnung im Bereich Business-to-Business (B2B) erfolgt stufenweise.
Nachdem seit 2025 bereits eine ausnahmslose Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen besteht, gilt ab 01.01.2027 für die meisten die Versandpflicht:
Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betrug, müssen ab dem Stichtag für inländische B2B-Umsätze Rechnungen zwingend als strukturierte E-Rechnung ausstellen, z. B. X-Rechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Einfache PDFs oder Papierrechnungen sind für diese Gruppe dann nicht mehr zulässig. Die allgemeine Übergangsphase, in der jedes Unternehmen unaufgefordert oder mit Zustimmung Papier-/PDF-Rechnungen versenden durfte, endet am 31.12.2026. Danach dürfen nur noch kleinere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (aus 2026) bis zur Grenze von maximal 800.000 Euro vorübergehend Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen – und auch das nur noch mit expliziter Zustimmung des Empfängers. Aber auch diese Ausnahme entfällt ab dem 01.01.2028, sodass die Versandpflicht unabhängig vom Umsatz flächendeckend gilt.
Das „Aus“ für einfache PDFs und verschärfte GoBD-Prüfung
Reine PDF-Dateien oder eingescannte Papierrechnungen
gelten rechtlich nicht mehr als E-Rechnung, da ihnen der
maschinenlesbare Datensatz fehlt. Wer ab 2027 als verpflichtetes Unternehmen weiterhin nur Papierrechnungen oder PDFs ausstellt, stellt somit keine ordnungsgemäße Rechnung mehr aus, was für Leistungsempfänger zum Verlust des Vorsteuerabzugs führen kann.
EDI-Verfahren nur noch unter Vorbehalt
Elektronische Datenaustausch-Formate (EDI) dürfen 2027 zwar grundsätzlich noch genutzt werden, allerdings nur, wenn die Systeme in der Lage sind, daraus die von der EU-Norm geforderten Datenstrukturen korrekt zu extrahieren.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
- B2C-Umsätze (Business-to-Customer): Rechnungen an private Endverbraucher.
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis zu einem Bruttobetrag von 250 Euro (§ 33 UStDV).
- Fahrkarten: Rechnungen für Personenbeförderungen (z. B. Zugtickets) sind ebenfalls befreit.
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Sind vom Verpflichtungszwang beim Versand grundsätzlich und dauerhaft befreit, solange sie den Status als Kleinunternehmer besitzen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
- Steuerfreie Umsätze: Unternehmen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG erbringen, wie z. B. viele Ärzte, müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
HINWEIS
Bei einer Überschreitung der 800.000-Euro-Grenze stehen auch Ärzte in der Pflicht, E-Rechnungen z. B. für gutachterliche Tätigkeiten an Sozialversicherungsträger, Versicherungen sowie Städte und Kommunen (u. a.) auszustellen. Gleiches gilt für Fachärzte für Arbeitsmedizin, die für ihre Tätigkeiten in Arbeitsschutz, Unfallverhütung und medizinischem Gesundheitsschutz Rechnungen an ihre Auftraggeber stellen. Wird die Grenze nicht überschritten, dürfen diese Rechnungen noch bis zum 31.12.2027 als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden.
Quelle: meditaxa Redaktion