Wie geht konfliktreduzierte Urlaubsplanung im Te­am, ohne den Praxisbetrieb einzuschränken?

Die Urlaubsplanung sollte bereits im Dezember des Vorjahres angekündigt werden. Dazu kann eine Liste bzw. ein Kalender zugänglich aufgehängt werden, in den das Team innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums die individuellen Wünsche eintragen kann. Damit es bei Überschneidungen keine Probleme gibt, sollten Prioritäten gesetzt werden: Wer kann nur in Abhängigkeit der Schulferien frei machen, wer hat im Vorjahr zugunsten anderer Kollegen verzichtet und wie geht man bei gleichwertigen Urlaubswünschen vor – z. B. durch Losentscheid. 

Zudem darf der Praxisbetrieb nicht unter den Urlaubsvorstellungen des Teams leiden – es muss eine Mindestbesetzung sichergestellt werden. Bei kleineren Praxen sollte mindestens die Hälfte des Teams anwesend sein. Eine klare Kommunikation dieser Grenze hilft enorm bei der konfliktfreien Planung. Damit alle Mitarbeiter gleichzeitig in den Urlaub gehen können, können Praxisinhaber auf den Betriebsurlaub ausweichen. Dieser muss allerdings mit einer angemessenen Frist (ca. sechs Monate) angekündigt werden und darf höchstens drei Fünftel des Jahresurlaubs betragen. Über die restliche Urlaubszeit müssen die Mitarbeiter selbst verfügen dürfen. Kürzere Fristen zur Ankündigung von Betriebsurlaub können zulässig sein, wenn unvorhersehbare, dringende betriebliche Ereignisse (z. B. plötzliche Betriebsstörungen) dies erfordern. Ein zeitlich bedingtes geringes Patientenaufkommen zählt nicht dazu. 

Damit der Frieden bei der Urlaubsplanung gewahrt werden kann, kann man individuelle Spielräume öffnen, z. B. über eine interne Urlaubstauschbörse. Wenn Mitarbeitende ihre Urlaubsplanung nachträglich gerne ändern würden, können sie Tauschwünsche über einen Aushang kommunizieren. So kann sich manches Urlaubsproblem ohne aktives Eingreifen der Chefs in Luft auflösen.