E-Rechnungspflicht:

Seit dem 01.01.2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) ausstellen. Diese Pflicht besteht, sofern sie gegenüber anderen Unternehmen ihre Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen (B2B-Bereich). Bei der E-Rechnungspflicht gibt es eine Übergangsfrist – ab dem 01.01.2028 tritt sie grundsätzlich für alle Unternehmen in Kraft. Vermieter können von der E-Rechnungspflicht betroffen sein – je nachdem, an wen sie ihre Immobilie vermieten. Nutzen Mieter eine Immobilie privat, gelten diese als Verbraucher. Eine E-Rechnung ist hier nicht notwendig, Mietverträge mit Privatpersonen können wie bisher in Papierform ausgestellt werden. Gleiches gilt für Rechnungen, auch hier ist die Papierform weiterhin zulässig.

Nutzten Mieter die Immobilie gewerblich oder handelt es sich um Montagewohnungen, müssen die Mietparteien die neue E-Rechnungspflicht beachten: Sowohl der Mietvertrag als auch die Nebenkostenabrechnungen sind als E-Rechnung zu stellen und von beiden Seiten zu verarbeiten. Bestehende Mietverträge behalten aber ihre Gültigkeit. Kommt es zu einer Mieterhöhung oder ändern sich Angaben im Mietvertrag, muss für den ersten Monat eine zusätzliche E-Rechnung erstellt werden. In Deutschland gibt es zwei rechtskonforme Arten von E-Rechnungen mit entsprechenden Softwarelösungen:

• X-Rechnungen, die aus einem XML-Datensatz bestehen und maschinell ausgelesen werden können und 
• ZUGFeRD-Rechnungen. Diese sind hybrid, d. h. sie setzen sich aus einem XML-Datensatz und einer PDF-Datei zusammen. So wird der Datensatz nicht nur maschinell, sondern auch für Menschen lesbar dargestellt.