Steuerliche Regeln bei Betriebsveranstaltungen

Was zählt als Betriebsveranstaltung, wie häufig dürfen sie stattfinden und welche Personen umfasst der Teilnehmerkreis? 
Ob Sommerfest oder Betriebsausflug – es sind immer steuer- und versicherungsrechtliche Aspekte zu beachten.

Die Definition einer Betriebsfeier nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG besagt folgendes: 

„Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. 
Ob die Veranstaltung von Arbeitgebern, dem Betriebsrat oder dem Personalrat durchgeführt wird, ist unerheblich.“ 

Setzt sich der Teilnehmerkreis überwiegend aus Betriebsangehörigen (aktive und ehemalige Arbeitnehmer), deren Begleitungen, ggf. Leiharbeitende oder Arbeitnehmern anderer Einrichtungen im Praxisverbund zusammen, ist von einer Betriebsveranstaltung auszugehen. Diese können z. B. als Betriebsausflüge, Sommerfeste und Weihnachtsfeiern stattfinden. Für den steuerlichen Freibetrag von 110 Euro p. P. muss die Betriebsveranstaltung allen, beziehungsweise einem Teil der Betriebsangehörigen offen stehen. Ausnahmen sind möglich, wenn durch die Begrenzung des Teilnehmerkreises bestimmte Arbeitsgruppen nicht bevorzugt werden. Nach höchstrichterlicher Entscheidung kann eine Betriebsveranstaltung aber auch dann vorliegen, wenn sie nicht allen Betriebsangehörigen oder nur einem Betriebsteil offensteht – z. B. bei Weihnachtsfeiern für das Pflegepersonal in einem Krankenhaus. Die Verwaltung wendet das Urteil inzwischen an. Beispiele für begünstigte Betriebsveranstaltungen:

• Abteilungsfeier, die für alle Angestellten der Abteilung zugänglich ist. 
• Ruhestandsfeiern – nur für alle Arbeitnehmer im Ruhestand, z. B. ein Pensionärstreffen. 
• Jubelfeier für Angestellte, die bereits ein rundes Dienstjubiläum gefeiert haben oder feiern.

Wer die Feste feiern will, wie sie fallen, muss einiges beachten 

Der steuerliche Freibetrag von 110 Euro je Veranstaltung gilt für zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Im Gegensatz zu einer Freigrenze muss bei einem Freibetrag von 110 Euro nur der übersteigende Betrag versteuert werden. Das wären bei einer Feier für 120 Euro je Person 10 Euro. Wird der Freibetrag überschritten, ist eine Pauschalbesteuerung des Restbetrags mit 25 Prozent möglich.

Aktuelle Rechtsprechung zur Pauschalbesteuerung 

Eine aktuelle Entscheidung beschäftigt sich mit der Frage, ob auch Anlässe, die sich nur an bestimmte Unternehmensangehörige wendet – z. B. den oberen Führungskreis – für steuerlich begünstigte Veranstaltungen genutzt werden können. Laut BFH gilt die Pauschalbesteuerung auch für Veranstaltungen mit ausgewähltem Teilnehmerkreis: Dem Begriff der Betriebsveranstaltung lasse sich nicht entnehmen, dass eine Veranstaltung allen Betriebsangehörigen offenstehen müsse. Der Gesetzgeber habe die Vorschrift mit Wirkung ab 2015 umstrukturiert und die Voraussetzung des „Offenstehens“ nur noch in Verbindung mit der Gewährung des Freibetrags von 110 Euro (im Satz 3 der Vorschrift) normiert. Da die Verwaltung die Entscheidung inzwischen im Bundessteuerblatt veröffentlicht hat, ist sie damit in entsprechenden Fällen uneingeschränkt anwendbar (BStBl 2024 II S. 748).

Steuerliche Regelungen für mehr als zwei Betriebsveranstaltungen 

Nehmen Mitarbeiter an mehr als zwei Betriebsveranstaltungen teil, können Arbeitgeber auswählen, für welche beiden Veranstaltungen der Freibetrag gelten soll. Alle weiteren Veranstaltungen, an denen entsprechende Mitarbeiter teilnehmen, sind steuerpflichtig.

Das steuerliche Wahlrecht bei mehreren Betriebsveranstaltungen wird Arbeitgebern zugestanden, weil sie die Zuwendungen bei den Betriebsveranstaltungen, für die der Freibetrag nicht angewendet wird und die deshalb zu steuerpflichtigem Arbeitslohn der teilnehmenden Mitarbeiter führen, pauschal versteuern können. Dadurch können sie die Veranstaltung mit den niedrigsten Kosten im Nachhinein als nicht begünstigte Betriebsveranstaltung bestimmen.

Nehmen in unserem Beispiel nicht alle Arbeitnehmer an allen Betriebsveranstaltungen teil, muss für jede einzelne Veranstaltung dokumentiert werden, wer tatsächlich dort war und die Grenze von zwei Veranstaltungen überschritten hat. Für Arbeitgeber kann es in diesem Zusammenhang sinnvoll sein, eine aus den ersten beiden Betriebsveranstaltungen zuvor nicht versteuerte Zuwendung nachträglich pauschal zu versteuern, um die Steuerfreiheit für eine weitere Betriebsveranstaltung nutzen zu können. Alternativ zur Pauschalbesteuerung kann die Zuwendung mit den individuellen Merkmalen der jeweiligen Arbeitnehmer (ELStAM) besteuert werde

Teilnahme an der Betriebsveranstaltung: 
Erfüllung beruflicher Aufgaben 

Dient die Teilnahme an einer Betriebsveranstaltung der Erfüllung beruflicher Aufgaben, z. B. wenn Vorgesetzte die Veranstaltungen mehrerer Abteilungen besuchen, ist der auf sie oder ihn entfallende Anteil an den Gesamtaufwendungen kein Arbeitslohn. Freibetrag nicht ausgeschöpft? Der Freibetrag in Höhe von 110 Euro kann für eine einzelne Betriebsveranstaltung und je Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden. Führen Arbeitgeber nur eine einzelne Betriebsveranstaltung durch, kommt es nicht zur Verdoppelung des Freibetrags – allerdings kann ein nicht ausgeschöpfter Freibetrag für eine Betriebsveranstaltung nicht anteilig auf die andere Betriebsveranstaltung oder auf andere Arbeitnehmer übertragen werden.