Wie effizient ist die Praxis?

Tragende Säule und gleichzeitig höchster Kostenfaktor: das Personal. Kennzahlen zum Personaleinsatz sind nicht nur bloße Zahlenkolonnen. Mit ihnen lassen sich ungenutztes Potenzial und Engpässe ermitteln, um die Praxis rechtzeitig auf Kurs zu bringen. Die regelmäßige Analyse folgender Kennzahlen lässt Praxisinhaber nicht im Dunkeln, wenn es um die Praxisoptimierung geht. Neben dem praxisinternen Controlling ist auch ein Vergleich mit der eigenen Fachgruppe sinnvoll. Die aufgeführten Werte dienen als Orientierungshilfe und können von Praxis zu Praxis variieren:

Die Personalkostenquote zeigt, wie viel Umsatz in Gehälter und Löhne fließt. Deutsche Arztpraxen liegen im Schnitt bei 30 Prozent. Werte unter 25 Prozent stehen für eine wirtschaftlich gut aufgestellte Praxis, bei über 40 Prozent wird es finanziell eng. Diese Quote hängt natürlich auch von der Fachrichtung ab: Fachrichtungen, bei denen viele Leistungen delegiert werden können, schneiden i. d. R. besser ab als Fachrichtungen, aus denen ein größerer Betreuungsaufwand resultiert.

Die Produktivitätskennzahl zeigt, wie wirtschaftlich ein Team arbeitet – der Durchschnitt liegt hier bei 48.000 Euro Umsatz pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Bei einem Wert darunter sollten Arbeitsabläufe wie die Terminplanung und die Delegation von Aufgaben unter die Lupe genommen werden.

Die Umsatzrendite zeigt die Wirtschaftlichkeit einer Praxis – was bleibt am Ende des Quartals übrig? Hausarztpraxen liegen meist zwischen 41 und 59 Prozent, während Facharztpraxen mit einem hohen Anteil an Privatleistung meist besser abschneiden. Bei einer sinkenden oder dauerhaft unterdurchschnittlichen Rendite sollte die Kostenstruktur geprüft werden. Hier kann ein Blick auf die Personal- und Materialkosten, auf veraltete Verträge und ggf. unnötige Kosten geworfen werden. Vielleicht kann eine Umsatzsteigerung auch durch ein erweitertes IGeL-Angebot erreicht werden. Ein Beispiel zur Kostenquote und Umsatzrendite:

Eine urologische Praxis erwirtschaftet 280.000 € Gewinn bei einem Umsatz von 500.000 €.

Die Umsatzrendite beträgt hier 56 Prozent. Ob diese Werte gut oder schlecht sind, zeigt einerseits der interne Vergleich zu den Vorjahren und andererseits der Vergleich mit der  eigenen Fachgruppe.

Häufig unterschätzt ist die Fortbildungsquote: Wer keine Wissenslücken oder eine höhere Fluktuation riskieren will, sollte Mitarbeiter regelmäßig an Fortbildungen teilnehmen lassen. In deutschen Arztpraxen und MVZ nehmen je nach Fachrichtung und Praxisstruktur 68 bis 87 Prozent der nichtärztlichen Mitarbeiter an Fortbildungen teil.

Die Fehlzeitenquote zeigt, wie hoch der Anteil der nicht geleisteten Arbeitszeit an der Gesamtarbeitszeit ist. Durchschnittlich liegt sie im Gesundheitswesen bei 5 Prozent. Ist dieser Wert höher, gilt es Ursachenforschung zu betreiben: Überlastung, gesundheitliche Belastungen oder Unzufriedenheit können zu erhöhten Fehlzeiten führen. Entgegenwirken lässt sich ggf. und wenn möglich mit flexiblen Arbeitszeiten, Gesundheitsförderungsmaßnahmen und bei akuter Unterbesetzung mit mehr Personal.

Personalstunden pro Fall beantworten die wirtschaftliche Frage, wie viel Zeit das Team tatsächlich pro Patientenfall investiert. Die Durchschnittswerte wurden in den vergangenen Jahren wie folgt angegeben: